Relaciones con la Administración

Como uno de los principales deberes de la Asociación, hemos mantenido un diálogo transparente, respetuoso y constructivo con la Administración, con una agenda de temas que nos conciernen a todos. En primera instancia deseamos agradecer la apertura por parte de la Dirección General y la Dirección de Recursos Humanos manteniendo sus puertas abiertas para la atención en diferentes oportunidades de la Junta Directiva. Procedemos a detallar los temas más relevantes:

Solicitud de la revisión de las Escalas Salariales:  Durante el presente período se ha solicitado en dos ocasiones a la Dirección de Recursos Humanos, la revisión de la escala salarial del personal local de la Sede Central y la Oficina del IICA en Costa Rica, (AE/CR-056-2003 y AE/CR-039-04) contestados según comunicaciones SC/RH-180 y SC/DG-830 respectivamente, dirigidos a todo el personal, anunciando los ya conocidos ajustes salariales de un 5% en cada uno.

Participación de la Junta Directiva de ASEIICA en el Comité de Selección de la Dirección de Recursos Humanos: Después de varias comunicaciones con la Dirección de Recursos Humanos, se logró activar nuevamente la participación de un representante de la Junta Directiva en el Comité de Selección, el cual analiza los resultados de las pruebas y la presentación de requisitos de los funcionarios participantes en las plazas vacantes que esta unidad publica a nivel interno.

Comisión Especial de ASEIICA: Considerando las múltiples consultas dirigidas a ASEIICA de personal asociado y no asociado, con respecto a los alcances o repercusiones de las Resoluciones referentes al personal, aprobadas en la reunión XXIV del Comité Ejecutivo, la Junta Directiva designó una comisión con personal  y miembros de Junta,  que de manera conjunta recopilaran, analizaran y sistematizaran las dudas de los funcionarios y funcionarias, con el fin de aprovechar el valioso espacio de diálogo abierto por el Director General en su interés de perfeccionar los canales de comunicación en el Instituto. Esta comisión estuvo coordinada de manera excelente por el compañero Oscar Quesada. Como resultado del trabajo realizado, se presentó  su informe a la Junta Directiva, quienes a su vez lo remitimos a la señora Linda Landry, Directora de Recursos Humanos, con copia a todo el personal, mediante comunicación AE/CR-055-2004. De acuerdo a la información suministrada por la señora Landry, las respuestas a este informe por parte de la Administración, se darán conforme se vayan implementando los cambios propuestos en el Comité. Cabe destacar la transparencia, compromiso y diálogo, que caracterizó la labor realizada por los compañeros y compañeras que se integraron a esta Comisión, para ellos nuestro más sincero agradecimiento.

Aceptación del Incentivo por Desempeño para el año 2003:   Atendiendo una vez más las diversas consultas de nuestros asociados, manifestando sus dudas respecto a la firma del machote oficial denominado “Acuerdo”, referente a la aceptación del Incentivo asociado a la evaluación del desempeño del 2003, los representantes de la Junta Directiva, aprovechando la apertura de diálogo de esta administración, mantuvieron una reunión con el Director General y la Directora de Recursos, y así manifestar el sentir de nuestros asociados, logrando una prórroga a la fecha de recepción del documento, la opción de tachar el punto número uno y la opción de eliminar el testigo si así el funcionario lo prefería. Como una acción paralela y de acuerdo a lo informado en el comunicado  AE/CR-058-2004, se realizó la consulta legal correspondiente, la cual se circuló a todos los asociados el pasado 05 de setiembre según comunicado AE/CR-061-2004.

Actividades de cooperación con el Instituto

Tienda IICA/SHOP: El pasado mes de marzo ASEIICA presentó a la Dirección General del Instituto, el Proyecto denominado “Tienda Souvenir”. La iniciativa para la ejecución de este proyecto surgió hace varios años, de uno de nuestros ex presidentes de Junta Directiva, Sr. Manuel Jiménez, retomándola en este período a solicitud del Director General, Sr. Chelston Brathwaite. La propuesta de manera muy general, consistía en la instalación de una tienda por parte del Instituto para la venta de souvenir con logo IICA y souvenir costarricenses, que contribuyeran al fortalecimiento de la imagen internacional del Instituto, en el contexto de una relación armoniosa entre el IICA y la Asociación de Empleados, esta última, como administradora de la misma. A través de nuestro personal administrativo se ofreció el servicio logístico en conjunto con la Unidad de Información y Comunicación Pública e Imagen Institucional y la Unidad de Administración de Servicios de la Sede Central, para la puesta en marcha del proyecto. Una vez analizada la posición de la Institución, tomando en cuenta su estatus de Organismo Internacional, se decidió que el proyecto fuera administrado directamente por el IICA, al cual se le denominó IICA SHOP, iniciando sus actividades en la Reunión de Representantes celebrada en el mes de Julio 2004.    

Proyecto del Gimnasio: ASEIICA ha participado activamente en la iniciativa del Sr. Chelston Brathwaite, de construir un Gimnasio en la Sede Central del Instituto, para el disfrute de todo el personal, para la cual se constituyó una Comisión integrada por la Sra., Linda Landry, Directora de Recursos Humanos y Coordinadora de la Comisión, el Sr. Ricardo Cáceres, Coordinador de APIICA, los señores Steve Lewis y Alberto Muñoz, de la Unidad de Administración de Servicios de la Sede Central, la Sra. Eunice Zamora del Dispensario Médico y un representante de la Junta Directiva de ASEIICA.  La primera actividad realizada por este Comité, se desarrolló en el Festival Internacional del Comidas Típicas, organizado por ADIICA, quienes, como apoyo a esta comisión cedieron el puesto de comidas típicas de Costa Rica, de tal manera, que los fondos que se recaudaran contribuyeran a la causa. A través de donaciones de  todo el personal, se logró poner a la venta gran variedad de platillos típicos, y tener uno de los puestos de comidas mejor decorados del Festival.

Damas IICA: Como parte del acostumbrado apoyo entre ASEIICA y ADIICA, durante este período hemos contribuido con las siguientes actividades:

-         Festival Internacional de Comidas Típicas: Además de lo detallado en el punto anterior, a través de nuestra oficina administrativa, se proporcionó el apoyo logístico para la instalación de puestos de bebidas y la de venta de tiquetes por planilla para el personal asociado. Este año en el servicio de tiquetes por planilla se colocó la suma de C/211.250.00 entre el personal.

-         Campaña S.O.S.  a Grenada: Como parte de la campaña de ayuda a los compañeros de las oficinas del IICA en Grenada y Jamaica emprendida por el IICA y coordinada por ADIICA, la Asociación se puso a su disposición para ayudar en la recolección de donaciones por parte del personal. Tal y como se manifestó en la comunicación enviada por ADIICA a todo el personal el pasado 28 de setiembre, la actividad tuvo el éxito esperado. Nos unimos a este agradecimiento para todas las personas que colaboraron con esta noble causa.

Actividades del Dispensario Médico: ASEIICA le ha proporcionado al Dispensario Médico del Instituto, todo el apoyo requerido, en actividades que se han venido realizando mes a mes, de acuerdo a una nueva forma de realizar la Semana de la Salud, como la conocíamos anteriormente, esto con el propósito de facilitarle a nuestros asociados, por medio de financiamiento por planilla la adquisición de bienes o servicios relacionados al campo de la salud. Además para complementar este servicio la Asociación transfiere el descuento que otorgan los proveedores a los funcionarios, logrando precios bastante competitivos con respecto al mercado.

Programa de Fortalecimiento Humano: Como una más de las actividades de este período, acogimos la invitación de la Dirección de Gestión de Recursos Humanos, para participar conjuntamente, en el desarrollo de un programa de fortalecimiento humano por medio del cual se promueva el compañerismo y la cooperación mutua entre los integrantes del personal, al mismo tiempo que adquieran destrezas o  habilidades que les ayude a mejorar su desempeño. De esta manera pusimos en marcha el Programa “Fortalecimiento del Desarrollo Humano”, durante el semestre de julio a diciembre 2004, desarrollando tres charlas, a detallar:

-         Como mejorar el manejo de las finanzas personales.

-         Manejo del estés en el trabajo.

-         Los pilares de la Autoestima.

Los dos primeras charlas se llevaron a cabo en los meses de julio y octubre, respectivamente, logrando una considerable participación por parte de los funcionarios. La tercera charla se llevará a cabo en el mes de noviembre. El costo de esta actividad, se presupuestó en $1.000.00 y fue asumido en dos partes iguales, (50% IICA y 50% ASEIICA), por lo que la Junta Directiva en su reunión ordinaria No. 005-2004 del 18 de mayo, acordó financiar este aporte, con los fondos generados por el Comité de Servicio y Bienestar al Asociado (antiguo comité de consumo), cuyos fondos provienen de las ferias realizadas durante el año y reservados para el financiamiento de las actividades de los diferentes comités de apoyo de ASEIICA.  Es nuestra intención seguir colaborando con la Institución en este tipo de actividades que fortalecen nuestro crecimiento profesional y espiritual.

Actividades propias de ASEIICA

Resultados financieros: En el marco financiero, hemos mantenido un accionar basado en la prudencia y la cautela,  de tal manera que el aumento en los resultados económicos con respecto al período anterior se reflejan en el Informe Financiero. El sistema de Ahorro y Crédito, base primordial de los ingresos de ASEIICA, ha sido manejado de manera muy seria y responsable de parte de nuestra Tesorera y el Comité de Crédito vigente, cuyo informe se conocerá en esta Asamblea.

De los Comités:

Comité de Deportes:  Este Comité estuvo coordinado por nuestra ex compañera, Marjorie Chávez, hasta el 18 de mayo anterior, debido a su renuncia la Junta Directiva nombró a Hirza Muller y Minor Carvajal como coordinadores. En la primera parte de gestión se realizaron actividades deportivas en las disciplinas de Baloncesto y Fútbol Femenino, además se convocó al personal para la realización de un campeonato de Voleibol, sin embargo, fueron muy pocas las personas que se inscribieron, por lo que no se realizó dicho torneo. En la segunda parte, se ha llevado a cabo con gran éxito, por la cantidad de compañeros que participaron, el torneo de Fútbol Masculino, teniendo la participación de 4 equipos. Adicionalmente este Comité está coordinando la participación del equipo de Atletismo en la Carrera de Relevos a Puntarenas, la cual se llevará a cabo el próximo 27 de noviembre. Debido al alto costo de esta actividad, el Comité está contactando los proveedores del IICA y de ASEIICA para solicitar su patrocinio.  Aprovechamos la oportunidad para invitar a nuestros asociados a participar de este evento.

Comité de Servicio y Bienestar al Asociado: Este comité encargado de las Ferias y actividades con los proveedores, se ha caracterizado por su preocupación de buscar para cada feria mejores opciones a beneficio de nuestros asociados, y demás funcionarios, logrando poner a su disposición, opciones más seguras, con facilidades de financiamiento, mejores precios y mayor variedad de productos. Durante este período se realizaron las Ferias Navideña, Feria Escolar, Feria del Día del Padre y Feria del Día de la Madre, con excelentes resultados de ventas. Recordemos que los fondos que este comité recauda se utilizan para financiar las actividades que realizan los demás Comités, como la participación de ASEIICA en los talleres de capacitación, la semana de personal, etc, lo que nos permite no afectar con estos costos, los resultados financieros para la repartición de dividendos. Agradecemos a Lidy Astorga, Ma. Elena Sánchez y Zaida Granados, integrantes de este Comité.

Otras actividades: 

Boletín Informativo:  Como una herramienta más de información y difusión, a partir del mes de Octubre se activó el Boletín denominado ASEIICA Informa, el cual se circulará mensualmente, anunciando las actividades del mes, además de la información más relevante con respecto a las acciones de la Junta Directiva. Aprovechando esta opción  para el mes de octubre y tomando en cuenta la celebración de la Asamblea y la elección de algunos puestos de Junta Directiva, decidimos dedicar el contenido de este primer Boletín, para proporcionar la información pertinente y motivar la participación de todos nuestros asociados a la Asamblea. Sin duda alguna esta nueva herramienta  permitirá una comunicación más fluida y transparente entre la Junta Directiva y los asociados.

ASEIICA en la Intranet: Hemos dado una nueva cara a nuestra página en la Intranet (http://intranet/Asociaciones/Aseiica),  organizando la información ya contenida e incluyendo temas nuevos, y así obtener un mayor provecho de este servicio de información. Recuerde que el servicio de Consulta en Línea, brinda al asociado la comodidad de consultar desde su oficina su estado de cuenta. Solicite su PIN  en nuestra oficina administrativa y disfrute de estos beneficios.  Aprovechamos este espacio para agradecer a la Institución el espacio en su plataforma informática, mediante la cual podemos disfrutar de este tipo de servicios.

Semana de Personal:  Motivados por el éxito en la celebración de la Semana de Personal del año anterior, de acuerdo a la repuesta obtenida en la encuesta realizada el pasado mes de enero, les informamos que ya estamos trabajando en la organización de la Semana de Personal ASEIICA 2004. Las fechas y detalles de las actividades  se publicarán en el mes de noviembre. Esta actividad se organiza pensando en el disfrute de nuestros asociados, fomentando el trabajo en equipo y los lazos de amistad y compañerismo. Esperamos su participación. 

AGRADECIMIENTO

 En síntesis, se ha de notar la cantidad de acciones y sobre todo los resultados obtenidos. Esta excelente gestión no hubiera sido posible sin la participación activa de todos los miembros de la Junta Directiva que a la hora del trabajo no vieron distingos entre la función de un presidente y un vocal. También he de reconocer la dedicación y excelente labor de Gabriela Orozco, y Enrique, nuestros colaboradores en la administración.

En mi condición de presidente, he de agradecer ante esta asamblea la colaboración recibida de parte de Adriana Alpizar, Vicepresidenta quien hizo que mis prolongadas ausencias por trabajo, no se notaran y por el contrario representara a la Asociación de manera excelente en múltiples ocasiones

Finalmente, como es de su conocimiento, debido a mis frecuentes desplazamientos en cumplimiento de mis responsabilidades de trabajo, que me dificultan la atención de mis funciones como Presidente, he planteado la renuncia de forma irrevocable ante la Junta Directiva a partir del día 30 de este mes.

Con la esperanza de tiempos mejores para nuestra Asociación solo me resta agradecerles la comprensión y el apoyo recibido por parte de  los asociados. También instarles a que sigan adelante con esta gran organización.

Muchas gracias. 

José Ramírez Alfaro

Presidente

ASEIICA

INFORME DE TESORERÍA

PERIODO DEL 01 DE OCTUBRE 2003

AL 30 DE SETIEMBRE 2004

1.     Comité de Crédito:

El Comité de crédito conformado por cinco miembros, tres Asociados y dos representantes de la Junta Directiva, se reunieron ordinariamente en 28 oportunidades, aprobando un total de 111 préstamos según se detalla:

Además, se aprobaron como Créditos de Emergencia un total de 80 préstamos, los cuales ascienden a C/3.165.000. El aumento en esta modalidad de préstamo, y la cantidad de personas beneficiadas, denota el buen uso y la utilidad que ha generado para nuestros asociados.

De acuerdo al análisis que se realiza periódicamente de las tasas de interés en el mercado, nos complace informarle que en ASEIICA mantenemos una tasa del 2.32% más abajo del promedio de mercado, lo que nos hace más competitivos, sin tomar en cuenta el valor agregado en el ahorro del tiempo al realizar sus trámites, rebajos automáticos por planilla, servicio de consulta en línea a través de nuestra página WEB, o la consulta personalizada sin tener que trasladarse fuera de la sede de trabajo.

El fin primordial de este comité es mejorar día a día el servicio a nuestros asociados, por lo que cualquier duda o sugerencia puede comunicarla a través de la oficina administrativa de ASEIICA o directamente a los miembros del Comité.

Agradecemos a Eunice Zamora, Gerardo Chávez, Wilberth Alfaro y María Elena Sánchez, sus aportes y apoyo desinteresado como miembros del Comité de Ahorro y Crédito.

2.     De los Resultados Económicos:

            Tomando como base el Reglamento del Comité de Ahorro y Crédito, el personal administrativo, el Comité de Crédito, la tesorería, y el resto de los miembros de la Junta Directiva, hemos atendido fielmente sus disposiciones, sin excepción, lo que demuestra a nuestros asociados la seriedad con que tomamos sus finanzas, reflejado en los resultados financieros para este período.

Los Estados Financieros por el período terminado al 30 de setiembre 2004, representan en forma razonable la situación financiera de la Asociación de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, resultando un informe limpio de la auditoria externa.

A continuación el detalle de los Balances al cierre de este período fiscal:

Notas al Balance:

De los Activos:

1-       El monto más importante de la cuenta de efectivo, se deriva de la transferencia de la planilla al cierre del mes del mes de setiembre por un monto de C/5.854.616.10, una vez cumplidos los compromisos normales de operación, se procede a invertir el remanente.

2-       Las inversiones de la Asociación se mantienen en carteras 100% públicas en títulos valores diversificados.

3-       El monto por préstamos, corresponde a la suma de todas las modalidades  de crédito existentes.

4-       Un rubro muy importante en las Cuentas por Cobrar, se deriva de los intereses por inversiones que están por vencerse.

De los Pasivos y Capital:

1-       Dentro de las Cuentas por Pagar, los rubros más importantes registran los fondos disponibles del Comité de Consumo (855.977) y el Comité de Deportes (96.193), además de las primas registradas mes a mes para el pago de la póliza de saldos deudores (346.206), la CCSS (137.903) y otros proveedores.

2-       Las reservas de ley establecidas para el pago de aguinaldo y cesantía del personal administrativo.

Notas al Estado de Resultados

1-       Los gastos por honorarios profesionales corresponden al pago de la Auditoria Externa para el período 2002-2003 (250.000), y al pago de horarios de abogado por inscripción de actas y consultas legales (62.500).

De acuerdo a estos resultados podemos afirmar que:

¨      La base de nuestros de ingresos se deriva de los servicios que presta el Sistema de Ahorro y Crédito, representando un 74.18% del total de ingresos registrados por préstamos e inversiones.

¨      Los gastos operativos se siguen mantenido de manera muy balanceada, gracias a los aportes para el financiamiento de actividades nuevas de los fondos del Comité de Servicio y Bienestar al Asociado.

¨      Los réditos de los ahorros de los asociados se ven en la entrega de dividendos, logrando un incremento en los excedentes del 17.58% en comparación con el año anterior.

3.     Resultados Económicos de los Comités:

Bienestar y Servicio al Asociado: El saldo al favor de este Comité asciende a la suma de C/855.977 al 30 de setiembre del presente, derivado de las actividades realizadas durante el año. Propondremos a la nueva Junta Directiva, continuar con la política de utilizar estos fondos para el financiamiento de actividades regulares de ASEIICA, sin que se afecten las utilidades del siguiente período. De esta manera se podrá utilizar para financiar parte del costo que conlleva la realización de la Semana de Personal, acción que sin duda se verá reflejada en la distribución de los dividendos. Cabe destacar que el monto a favor de este Comité al 30 de setiembre del 2003 ascendía a C/567.525 lo que nos indica un aumento considerable en las utilidades para el presente período. Esto gracias a las nuevas políticas de renovación de proveedores, a la adjudicación de espacios para algunos de ellos a cambio de un costo fijo y la participación de nuestros asociados. Las acciones de este Comité son de vital importancia para la Junta Directiva, no solamente por el servicio que representa, si no también por su contenido económico.

Del Comité de Deportes:   El saldo a favor del Comité de Deportes asciende a la suma de C/96.193 al 30 de setiembre del presente año, fondos que se derivan del aporte voluntario de algunos asociados y del pago por concepto de inscripción a las actividades deportivas del personal no asociado. Estos fondos serán utilizados para financiar las actividades programadas para el resto del período.

No puedo finalizar sin antes agradecer a todos los asociados y asociadas, que de una u otra manera, han colaborado con el desempeño de la Junta Directiva, de igual manera agradezco el voto de confianza recibido para ocupar el puesto de tesorera durante estos dos años.

Ana Lucrecia Segura Ching

Tesorera

Adicionalmente, cabe destacar que mediante acuerdo de la Junta Directiva No. JD-014, 003/2004 se acordó que la administración de la Asociación presentara a la JD los estados financieros del mes tras anterior, previa revisión por parte de la Tesorera, pero la ejecución del mismo no se llevó a cabo en forma consecutiva.